تعد الإحاطات الصحفية وسيلة شائعة للشركات والمنظمات والحكومات للتواصل مع الصحفيين. أنها توفر الفرصة لمناقشة المواضيع ذات الاهتمام في منتدى مفتوح مع الصحفيين. يمكن استخدام الإحاطات الصحفية للإعلان عن مبادرات أو سياسات جديدة، أو شرح القضايا المعقدة، أو تقديم تحديثات حول الأحداث الجارية.
عند استضافة مؤتمر صحفي، من المهم أن تكون لديك أهداف واضحة وأن تخطط للمستقبل. قبل الحدث نفسه، يجب على المنظمين إنشاء جدول أعمال يحدد ما سيتم مناقشته وتحديد من سيقدم كل موضوع. ولضمان أقصى قدر من المشاركة من مقدمي وسائل الإعلام، يجب عليهم السماح بالأسئلة بعد كل عرض تقديمي والنظر في تقديم المرطبات أو الوجبات الخفيفة أثناء فترات الراحة إذا لزم الأمر. خلال الحدث نفسه، من المهم لجميع المتحدثين أن يظلوا في الموضوع مع الاستمرار في إتاحة الوقت للأسئلة في نهاية عروضهم التقديمية حتى لا يفقدوا التركيز أو يملوا الحضور بالكثير من التفاصيل.
بعد ذلك، يجب على المنظمين المتابعة عن طريق إرسال أي مواد مكتوبة ذات صلة مثل البيانات الصحفية أو البيانات التي تم ذكرها خلال الإحاطة والاتصال بالمراسلين الأفراد مباشرة إذا كانت هناك قصص محددة يرغبون في تغطيتها ومتابعتها معهم بعد ذلك أيضًا اعتمادًا على مدى سرعة اتصالهم. إن الرد موضع تقدير دائمًا من قبل الصحفيين ولكن تذكر أنه ليس كل شخص يعمل بسرعتك!
وأخيرًا، من المفيد أيضًا تدوين الملاحظات طوال العملية - قبلها وأثناءها وبعدها - حتى تتمكن من مراقبة التقدم بمرور الوقت عند التخطيط للإحاطات الصحفية المستقبلية، وستصبح هذه المعلومات لا تقدر بثمن، مما يضمن تحقيق نتائج ناجحة في كل مرة!
